PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA           

Oleh :

FADHLAN RIZKY

-------------------------------------------------------------------------------------------

Semua kegiatan pasti didasarkan kepada suatu perencanaan, termasuk dalam kegiatan organisasi dan manajemen. Perencanaan merupakan inti dari manajemen dan dalam memanfaatkan sumber daya manusia diperlukan perencanaan yang mampu memberikan pedoman mengenai persyaratan dalam pengadaan dan pengembangan SDM yang seharusnya dipekerjakan di lingkungan sebuah  organi­sasi/perusahaan.

            Beberapa pengertian perencanaan sumber daya manusia menurut beberapa ahli yaitu:

a.       Menurut Soekidjo Notoatmodjo (1998; 12) “Perencanaan sumber daya manusia (human resources planning) adalah inti dari manajemen sumber daya manusia. Karena dengan adanya perencanaan maka kegiatan seleksi, pelatihan, pengembangan, serta kegiatan-kegiatan lain yang berkaitan dengan sumber daya manusia lebih terarah”.

b.      Werther dan Davis (1989) membuat batasan “human resources planning (HRP):’ systematically forcast an organization’s future demand for, and supplay of, employees.’ Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu perencanaan yang sistematik tentang perkiraan kebutuhan dan pengadaan atau pasokan tentang pekerja (karyawan)” (Soekidjo Notoatmodjo, 1998; 12).

c.       S.P. Siagian menyatakan “perencanaan sumber daya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat” (Faustino Cardoso Gomes, 1995; 83).

d.       Secara lebih sempit lagi Soekidjo Notoatmodjo (1998; 13) menyatakan bahwa “ perencanaan sumber daya manusia berarti mengetimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja dari suatu organisasi di waktu yang akan datang”.

e.       Husein Umar (1997; 4) menyimpulkan perencanaan tenaga kerja menurut Barry (1994) serta John dan Pauline (1998) sebagai “ suatu cara untuk mencoba menetapkan keperluan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas dengan cara-cara tertentu”.

f.       Menurut William Werther dan Keith Davis “ perencanaan sumber daya manusia adalah proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai(demand) dan ketersedian (supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya, sehingga departemen SDM dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas yang lain dengan lebih baik” (Danang Sunyoto, 2012; 35).

g.      Menurut Torrington dan Tan Chwee huat “ perencanaan sumber daya manusia adalah merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan, baik kebutuhan jangka pendek maupun kebutuhan jangka panjang” ((Danang Sunyoto, 2012; 35).

h.      Menurut Barry, John dan Pauline dalam Husein Umar (2001; 4) mengartikan perencanaan tenaga kerja sebagai “suatu cara untuk mencoba menetapkan keperluan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas dengan cara-cara tertentu”.

Andrew F. Sikula dan John F. McKenna dalam The Management of Human Resources (1989) menjelaskan bahwa perencanaan SDM meliputi beberapa langkah yang terdapat dalam Taliziduhu Ndraha (1999; 123-124), yaitu:

1.      Menetapkan tujuan (objectives). Penetapan tujuan berarti meletakkan hubungan antara SDM masa depan dengan kebutuhan masa depan perusahaan.

2.      Menyusun rencana organisasi. Pengembangan organisasi (organizational development, OD) mempengaruhi perencanaan SDM suatu organisasi.

3.      Mengaudit SDM yang ada. Auditing adalah penelitian sistematik guna mencari, menghimpun dan menganalisis data yang berkaitan dengan produksi, produk, lapangan kerja, kompetisi, SDM, keterampilan, dan sebagainya, yang ada dalam jangka waktu tertentu.

4.      Meramalkan kebutuhan akan SDM. Aspek yang diramalkan persis seperti aspek yang diaudit. Perbedaannya ialah sasaran auditnya adalah SDM sebagaimana adanya, sedangkan sasaran peramalan adalah SDM yang dibutuhkan di masa depan. Jika keduanya dibandingkan, kemungkinan ada kekurangan atau kelebihan. Dalam hubungan ini diperlukan tindak lanjut (butir 5 di bawah). Menurut Sikula dan McKenna, ada empat faktor peramalan:

a.       Volume produksi

b.      Kondisi permintaan dan penawaran (pasar kerja)

c.       Perencanaan karir

d.      Perubahan teknologi

5.      Merancang program pelaksanaan. Ini mencakup:

a.       Rekrutmen dan seleksi

b.      Pelatihan pegawai

c.       Pengembangan manajemen

d.      Hubungan kerja

e.       Kompensasi

Dalam Danang Sunyoto (2012; 36) dinyatakan bahwa “melalui perencanaan sumber daya manusia yang efektif dilakukan analisis terhadap kebutuhan organisasi dalam kondisi yang selalu berubah, serta mengembangkan aktivitas-aktivitas yang memuaskan terhadap kebutuhan ini. Perencanaan SDM yang efektif mencakup dua hal (Simamora, 2004), yaitu:

1.      Perencanaan kepegawaian

Komponen kunci dari perencanaan sumber daya manusia adalah penentuan tipe sumber daya manusia yang akan dibutuhkan organisasi dalam jabgka pendek, menengah dan jangka panjang. Perencanaan kepegawaian (employedment planning) merupakan identifikasi atau penentuan jumlah sumber daya manusia yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi di masa depan.

Untuk menyusun rencana kepegawaian, spesialis atau manajer sumber daya manusia memproyeksikan suplai dan permintaan terhadap sumber daya menusia. Rencana kemudian menentukan perbedaan antara permintaan dan suplai, apakah ada kelebihan atau kekurangan suplai, atau beberapa jumlah suplai sumber daya manusia yang akurat untuk tipe kepegawaian tertentu. Rencana kepegawaian terkait dengan rencana strategik organisasi.

2.      Perencanaa program

Perencanaa program (program planning) mengikuti penyusunan rencana kepegawaian. Perencanaan program penyangkut pemilihan alat sumber daya manusia yang paling efektif yang terpusat pada kelebihan maupun kekurangan sumber daya manusia. Perencanaan program meliputi pengkoordinasikan beragam progran untuk memenuhi rencana kepegawaian dalam bidang personalia yang berbeda. Rencana program akan membantu manajer dalam mengantisipasi dan memenuhi kebutuhan perubahan relatif terhadap perolehan, penyebaran, dan pendayagunaan orang-orang.

Perencanaan mewajibkan para manajer maupun pakar sumber daya manusia untuk memahami di mana manajemen sumber daya manusia berlangsung. Analisis seperti ini menyertai penyusunan strategi organisasional yang merupakan tulang punggung dari perencanaan sumber daya manusia.

“Aktivitas sumber daya manusia dirancang untuk mencapai tujuan sumber daya manusia. Sesungguhnya perencanaan hanyalah salah satu aktivitas sumber daya manusia. Penyusunan program merupakan stahap paling kritis dari perncanaan sumber daya manusia. Terdapat tiga hal penting dalam membuat dan mengevaluasi program SDM (Danang Sunyoto, 2012; 37) yaitu:

-          Membuat program alternatif berdasarkan model sumber daya manusia yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

-          Mengevaluasi berbagai alternatif yang dihasilkan menurut empat kriteria, yakni kemungkinan untuk sukses, antisipasi besarnya biaya, kekayaan teknis tindakan, dan kemungkinan dampak tindakan terhadap bagian lain dari organisasi.

-          Memutuskan untuk melaksanakan sepperangkat program yang terintegrasi berdasarkan pencapaian tujuan sumber daya manusia seefektif mungkin.

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. “Tugas pokok daripada perencanaan penggunaan rasional sumber-sumber daya manusia adalah menjamin kesempatan kerja penuh bagi angkatan kerja sesuai dengan kebutuhan perekonomian nasional” (Basir Barthos, 1995; 22). Menurut Husein Umar (2001; 4) “perencanaan ini dimaksudkan agar perusahaan dapat terhindar dari kelangkaan sumber daya manusia pada saat dibutuhkan maupun kelebihan sumber daya manusia pada saat kurang dibutuhkan”.

Tujuan dari perencanaan sumber daya manusia menurut Umi Sukamti (1989; 73) terdapat dua tujuan yaitu:

Tujuan umum adalah untuk membantu organisasi agar supaya dapat menggunakan bakat manusia secara efektif untuk kepentingan pegawai secara pribadi maupun untuk kepentingan organisasi, selain ini, perencanan sumber daya manusia yang efektif akan memperkecil pengeluaran-pengeluaran yang berkaitan dengan tingkatan pergantian pekerjaan maksudnya pegawai itu lepas atau tidak bekerja lagi dalam organisasi itu dan tingkat kebolosan yang berlebih-lebihan, produktivitas rendah, pasar kerja internal yang kurang efisien dan program latihan yang tidak produktif.

Tujuan khusus dari perencanaan personalia menurut Schuler dan Yongblood (1986) adalah:

1.      Pengurangan ongkos bagi keperluan personalia dengan cara membantu management untuk mengantisipasi dan memperbaiki kekurangan atau kelebihan dari sumber daya manusia sebelum masalah menjadi tidak teratasi atau menjadi mahal.

2.      Mempersiapkan dasar yang lebih baik untuk rencana pengembangan pegawai agar dapat diperoleh manfaat optimun.

3.      Memajukan keseluruhan proses perencanaan bisnis.

4.      Memberi kesempatan kepada golongan wanita dan minoritas dalam merencanakan pertumbuhan mereka di masa yang akan datang dan mengidentifikasi keterampilan khusus agar yang dapat diperoleh.

5.      Meningkatkan management sumber daya manusia di segala tingkatan dalam organisasi.

6.      Mengusahakan alat untuk mengevaluasi pengaruh dari kegiatan-kegiatan alternatif dari sumber daya manusia dan kebijakan-kebijakan.

Terdapat paling sedikit enam manfaat yang dapat disimpulkan melalui suatu perencanaan sumber daya manusia secara mantap menurut Sondang P. Siagian (2001; 44-48) yaitu:

1.      Organisasi dapat menanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik.

2.      Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.

3.      Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai ativitas baru kelak.

4.      Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan.

5.      Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dlam melakukan perencanaan – termasuk perencanaan sumber daya manusia – adalah penelitian.

6.      Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi.

Hastho & Meilan (2007) dalam Danang Sunyoto (2012; 37-40) memberikan manfaat dari suatu perencanaan sumber daya manusia yaitu:

1.      Menurut Hadari

Perencanaan sumber daya manusia mempunyai beberapa manfaat, yaitu:

a.       Meningkatkan sistem informasi sumber daya manusia.

b.      Bertolak dari manfaat yang pertama di atas, berarti juga perencanaan sumber daya manusia bermanfaat untuk:

-          Meningkatkan pendayagunaan sumber daya manusia

-          Menyelaraskan aktivitas sumber daya manusia dengan sasaran organisasi secara lebih efisien

-          Menghemat tenaga, waktu, dan dana meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja.

c.       Perencanaan sumber daya manusia berfungsi juga untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi sumber daya manusia oleh manajer sumber daya manusia.

d.      Perencanaan sumber daya manusia jangka panjang bermanfaat bagi organisasi atau perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan sumber daya manusia selama 2,3, atau 10 tahun mendatang.

e.       Perencanaan sumber daya manusia jangka pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi atau jabatan pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang. Dengan demikian dapat dilakukan proses untuk mengisi kekosongan itu, baik dengan memanfaatkan sumber tenaga kerja di dalam atau di luar perusahaan.

2.      Menurut Irawan

Menfaat perencanaan sumber daya manusia oleh Irawan lebih relatif bersifat operasional, yaitu:

a.       Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada.

b.      Memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang.

c.       Memberikan gambaran sitiuasi pasar kerja yang tepat.

d.      Sebagai dasar penyusunan program-program sumber daya manusia.

Di samping kedua pendapat tersebut , perencanaan sumber daya manusia mempunyai manfaat yang lain menurut Sunarto dan Sahedhy (2003) dalam Danang Sunyoto (2012; 39-40) yang dapat disimpulkan sebagai berikut:

-          Perilaku proaktif dan reaktif

-          Sasaran strategik

-          Pemeriksaaan asumsi yang berkesinambungan

-          Identifikasi kesenjangan

-          Partisipasi manajer lini

-          Identifikasi kendala dan peluang

-          Penciptaan ikatan bersama

Keuntungan atau manfaat-manfaat lain dari perencanaan sumber daya manusia menurut Soekidjo Notoatmodjo (1998; 13) yaitu:

a.       Mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia.

b.      Menyesuaikan kegiatan tenaga kerja dengan tujuan organisasi.

c.       Membantu program penarikan tenaga dan bursa atau pasaran tenaga kerja secara baik.

d.      Pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis.

e.       Dapat mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan manajemen sumber daya manusia.

f.       Mengembangkan sistem manajemen sumber daya manusia.

-------------------------------------------------------------------------------------------

DAFTAR PUSTAKA

Danang Sunyoto. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: CAPS.

Faustino Cardoso Gomes. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Husein Umar. 2001. Riset Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Sondang P. Siagian. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Taliziduhu Ndraha. 1999. Pengantar Teori Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

Umi Sukamti. 1989. Management Personalia/ Sumber Daya Manusia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.